Coste de las distracciones por emails

Durante mucho tiempo teníamos interiorizado que un email no era intrusivo en nuestro trabajo diario en contra de lo que suponía una llamada de teléfono. Con la aparición de las nuevas versiones de outlook y de otros gestores de correo con caracterísiticas como las alertas emergentes acompañadas de un sonido estridente eso ha cambiado sustancialmente.
Todos somos conscientes que si tenemos habilitadas esas alertas y aparece una, inconscientemente dirijimos la mirada hacia ella y dependiendo del contenido la abrimos. En ese momento hemos roto nuestra línea de pensamiento y trabajo. Si eso ocurre una vez al día no tiene impacto, pero si ocurre decenas de veces podemos hablar casi de un problema.
En la Universidad de Loughborrough en Inglaterra el Dr. Thomas Jackson llevó a cabo un estudio el año pasado que le llevó a conclusiones que corroboran nuestra impresión inicial.
Estas son algunas de las conclusiones:
- Los usuarios tienden a responder el correo tan pronto como llega. Una media de 1'44'' desde la llegada del email hasta una acción al respecto.
- El 70% de de las alertas tienen una reacción en los primeros 6 segundos (menos que 3 rings de teléfóno)
- Un usuario que interrumpe su actividad para atender y responder un email emergente tarda unos 64 segundos en recuperar su nivel de concentración y productividad en la actividad previa.
Sólo con este último hecho ya podemos extrapolar la cifra de 8 horas y media perdidas en un usuario que consulte el email una vez cada 5 minutos.
La cifra es suficientemente importante como para que las empresas y los usuarios se preocupen por el problema.
De entrada, la adicción al chequeo del email y el abuso en su uso pueden minimizarse siguiendo estos consejos:
- Deshabilitar las alertas emergentes y el sonido del outlook (o de la herramienta de correo que se utilice) . Esto es básico!
- Enviar menos emails y no abusar del CC y del "Reply to all"
- Programar la consulta del buzón de correo para determinadas horas del día.
- Configurar el buzón para tener una lista de los emails pendientes solo con el asunto, el emisor y la fecha-hora de manera que permita priorizar su consulta.
- Utilizar la herramienta más adecuadas para cada acción de comunicación (Mensajería instantanea, twitter, wiki, blog, teléfono, ...) y evitar el uso del email para todo.

Encontrado en Microsiervos