Microsoft PowerPoint sigue siendo uno de los programas de presentaciones más utilizados a pesar de la multitud de opciones que tenemos ya sean comerciales, freeware, open source u online.
Que sea una herramienta bastante extendida no quita que tenga lagunas de uso y que los usuarios no debamos aprender más trucos y evitar malos hábitos para mejorar nuestros resultados y aumentar nuestra productividad.
Algunos consejos:
1.- Evitar los medios extraíbles en las presentaciones.
2.- Utilizar presentaciones portátiles. En algunas versiones de PowerPoint podemos encontrar la opción Presentaciones portátiles en el menú Archivo. Preparar las presentaciones de esta manera asegura que la presentación contiene todo lo necesario para funcionar tal y como se ha preparado independientemente de la máquina en la que se ejecute.
3.- Crear un índice con hipervínculos a cada diapositiva o grupo de diapositivas. Esto permite dirigirse directamente al punto deseado sin tener una progresión lineal. Muy útil en rondas de preguntas o en recordatorios durante presentaciones para evitar ir buscando la diapositiva necesaria.
4.-Utilizar las herramientas de selección de color adecuadamente. La primera fila del desplegable de color está dedicada a colores del esquema de color. Si se utilizan estos colores para otros elementos de la presentación estos pueden cambiar en caso de cambio de esquema, de plantilla o de presentación.
5.- Utilizar presentaciones personalizadas en lugar de guardar varias versiones de la misma presentación para diferentes usos.
6.- Previsualizar en blanco y negro con la opción "Escala de grises" del menú Ver para comprobar como quedará la presentación impresa en una impresora sin color.
7.- Utilizar la vista en miniatura Normal para copiar diapositivas entre presentaciones
8.- Comprimir las fotos con el comando "Comprimir imágenes" de la barra de herramientas de Imágenes para reducir el tamaño de las presentaciones.
9.- No utilizar el autoajuste para evitar el cambio en el tamaño de la fuente de forma automática.
10.- Pegar objetos como imagen para reducir el tamaño de las presentaciones haciendo uso del Pegado especial y Como imagen.
11.- Desconectar el guardado rápido ya que con su uso se va acumulando todo el pasado a la presentación sin eliminar cosas antiguas.
Con estos consejos podemos mitigar las flaquezas del producto y dar mejor imagen de nuestras presentaciones.
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