Para ello se deben definir unas categorías que nos faciliten el trabajo (por ejemplo: respuesta necesaria, leer más tarde, referencia y personal), se deben crear unas carpetas de búsqueda relacionadas con esas categorias y se debe utilizar la visualización de atajos del outlook con las consiguientes carpetas de búsqueda en lugar de la tradicional vista de lateral del outlook.
Un nuevo email que llegue irá a parar a la carpeta de búsqueda de nuevo email, una vez allí el usuario debe reclasificarlo en una de las categorías acordadas y automáticamente desaparece de la carpeta de nuevo email para pasar a la de la categoría seleccionada. Después solo se trata de trabajar en esas categorías en función de la organización del día o del trabajo.
Instrucciones detalladas en el Microsoft Office Outlook Team Blog.
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