Serie: errores de windows y demás CCCIV

Outlook también nos sorprende con una especie de pantallazo azul



Supongo que como homenaje a su padre windows...


Más errores en Tecnología habitual.
.

Serie: errores de windows y demás CCLV

No lo podrás olvidar...

Te lo recordarán para toda la eternidad...



Más errores en Tecnología habitual.
.

Serie: errores de windows y demás CCXLVI

Si no lo quieres guardar no lo guardes

pero no te inventes rollos del unicode...



Más errores en Tecnología habitual.
.

Serie: errores de windows y demás CCXLV

El calendario de outlook se empeña en decirme algo...

No hace falta que me lo repitas todo hasta la saciedad... Ya lo sé...



Más errores en Tecnología habitual.
.

Organizar el email utilizando Carpetas de búsqueda en Outlook

Una forma de mantener el correo electrónico bajo control es la utilización de las carpetas de búsqueda en outlook (Outlook search folders).

Para ello se deben definir unas categorías que nos faciliten el trabajo (por ejemplo: respuesta necesaria, leer más tarde, referencia y personal), se deben crear unas carpetas de búsqueda relacionadas con esas categorias y se debe utilizar la visualización de atajos del outlook con las consiguientes carpetas de búsqueda en lugar de la tradicional vista de lateral del outlook.

Un nuevo email que llegue irá a parar a la carpeta de búsqueda de nuevo email, una vez allí el usuario debe reclasificarlo en una de las categorías acordadas y automáticamente desaparece de la carpeta de nuevo email para pasar a la de la categoría seleccionada. Después solo se trata de trabajar en esas categorías en función de la organización del día o del trabajo.

Instrucciones detalladas en el Microsoft Office Outlook Team Blog.
.

Serie: errores de windows y demás CXLIII

No hay nada tan visto en el mundo de los errores como un error sin mensaje. En este caso de Outlook va más allá, no solo no muestra ningún texto explicativo del error, si no que ofrece dos botones para decir si estás de acuerdo o no.

Imaginemos algunas opciones:

1.- Deseas borrar todos tus mensajes sin posibilidad de recuperación? Sí o No

2.- Deseas que outlook continúe funcionando correctamente? Sí o No

3.- Deseas que los mensajes de error sean claros? Sí o No

4.- Vas a golpear la pantalla, el teclado y todo aparato que huela a windows? Sí o No.

.

Evolución del email

Microsoft ha publicado una infografía sobre la evolución del correo electrónico en la que se nos muestran los grandes hitos de la joven historia de este sistema de comunicación.

Aunque es muy partidista hacia outlook también incluye otros grandes momentos del e-mail.
.

Eliminar el Contestar a todos del Outlook

NoReplyAll es un plugin para Outlook gratuito que deshabilita los botones "Contestar a todos (Reply all)" y "Reenviar (Forward)" de los emails enviados.

El programa lo ha tenido que desarrollar alguien realmente harto de esas funcionalidades no por él si no por sus contactos que deben abusar de lo lindo.

Curiosa herramienta de Microsoft Research que además añade un aviso si vas a enviar un mensaje sin asunto.

Como dicen en Microsiervos, seguro que hay usuarios que se lo merecen.

.

Algunos consejos para Outlook

La utilización correcta y completa de los programas de correo electrónico mejoran la productividad de los usuarios.

Sin pretender hacer un tutorial ahí van unos consejos para mejorar el uso del Outlook

1.- No utilizar la carpeta de elementos eliminados como almacén de correos

2.- Utilizar de forma intensiva la opción de correo no deseado

3.- Realizar envíos masivos de correo electrónico con la ayuda del combinar correspondencia del word

4.- Aprovechar las carpetas de búsqueda integradas en Outlook 2003: Seguimiento, Correo grande y Correo sin leer.

5.- Crear carpetas de búsqueda para búsquedas comunes diferentes a las 3 anteriores.

6.- Priorizar la lectura de la bandeja de entrada mediante el marcado por colores de mensajes determinados de forma automática.

7.- Categorizar los mensajes que no se han marchado automáticamente de forma manual siguiendo el mismo criterio anterior.

Cualquier sugerencia para mejorar el uso de una de las herramientas básicas hoy en día es bienvenida...

.

Pérdidas en empresas por mal uso del email

Un estudio de Atesora concluye que la mala gestión del correo electrónico por parte del usuario cuesta a las empresas de todo el mundo unos 4.000 millones de euros al año.

Las pérdidas se ocasionarían por el mal uso del email que hacen los empleados por ejemplo contestando a todos los emails a medida que van llegando, recibiendo un sonido con cada email entrante o poniendo en copia a más gente de la cuenta.

Estas y otras acciones parecidas provocan pérdidas de productividad en la persona que las lleva a cabo y en las que son destinatarios de sus correos electrónicos. Se calcula que un 30% de la jornada laboral se dedica a la gestión del email: leyendo, contestando, borrando, ... Si todo ese tiempo lo gastamos de forma poco eficiente lo estamos dilapidando.

En todo caso si lo que quieres es provocar falta de productividad y mal rollo siempre puedes seguir estas instrucciones sobre "como ser odiado por los compañeros de trabajo".

Visto en La Vanguardia.

.

Conseguir estadisticas del uso de email con outlook

OutlookStatView es un programa simple y gratuito de windows que analiza los ficheros PST de tu outlook y ofrece estadísticas básicas sobre tus interlocutores.

Responde a preguntas del estilo:

- ¿Quien es la persona que te escribe más emails?

- ¿A qué personas le escribes más mensajes?"

- ¿Quien te ha enviado más datos?

- ¿Cuando se recibió el último mensaje de un contacto determinado?

- ¿Cuando se envió el primer email a alguien?

Se descarga y se ejecuta directamente sin necesidad de instalarlo y el resultado es un informe exportable y tratable aparte con toda la información comentada muy útil para analizar la comunicación con los clientes en una empresa.

Si se desea avanzar en esta dirección se puede recurrir al algo mucho más profesional para el tratamiento y análisis del correo electrónico como es Xobni, ya tratado aquí en Tecnología habitual hace unos meses.

No olvidar los adjuntos en emails

Outlook Attachment Reminder es una macro para Outlook (no para Outook express) que revisa el texto del mensaje cuando se intenta enviar buscando la palabra "attach" (o sus variaciones) y si la encuentra comprueba si existen ficheros adjuntos. Si no existen se abre un cuadro de diálogo avisando del posible olvido y si se desea enviar de todas formas.

Con esto encontramos un modo más de evitar lo embarazoso del envío de un segundo email con el attachment y una disculpa por el olvido.

Hay tener en cuenta unas consideraciones:

- habilitar las macros de outlook para que funcione

- comprobar si la firma tiene una imagen ya que será considerado como adjunto y por tanto falsear el resultado.

- modificar el código para que busque la palabra "adjunto" en lugar de la palabra "attach" si nuestros mensajes son el castellano.

Copiar y pegar este código:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)

Dim m As Variant

Dim strBody As String

Dim intIn As Long

Dim intAttachCount As Integer, intStandardAttachCount As Integer

On Error GoTo handleError

'Edit the following line if you have a signature on your email that includes images or other files. Make intStandardAttachCount equal the number of files in your signature.

intStandardAttachCount = 0

strBody = LCase(Item.Body)

intIn = InStr(1, strBody, "original message")

If intIn = 0 Then intIn = Len(strBody)

intIn = InStr(1, Left(strBody, intIn), "attach")

intAttachCount = Item.Attachments.Count

If intIn > 0 And intAttachCount <= intStandardAttachCount Then

m = MsgBox("It appears that you mean to send an attachment," & vbCrLf & "but there is no attachment to this message." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you still want to send?", vbQuestion + vbYesNo + vbMsgBoxSetForeground) If m = vbNo Then Cancel = True

End If

handleError:

If Err.Number <> 0 Then

MsgBox "Outlook Attachment Reminder Error: " & Err.Description, vbExclamation, "Outlook Attachment Reminder Error"

End If

End Sub

Puede ser de gran utilidad también como punto de partida para otras adaptaciones de este script.

Visto en mark.bird.
.

Dividir en paneles los emails de outlook,

OutlookDeck es un programa gratuito para Windows que ofrece una nueva forma de gestionar la cuenta de correo electrónico de outlook dividiendo el interface en varias áreas cuadradas en las que tener diferentes vistas de outlook.




Es un experimento de visualización de los emails basado en uno parecido realizado por el mismo autor para Twitter.


Para su funcionamiento requiere el framework .NET 3.5


Descarga



Visto en Bitelia.

.

Desbloquear adjuntos no permitidos en Outlook

Si eres usuario de Microsoft sabrás que por defecto bloquea adjuntos de unos tipos determinados en aras de la seguridad. Si piensas que alguno de esos bloqueos te perjudica más que beneficiarte puedes instalarte la herramienta gratuita Outlook Attachment Enabler que funciona en Windows a partir de Outlook 2000.

Esta aplicación trabaja con dos vistas la de extensiones seguras y la de extensiones bloqueadas. Para cambiar alguna extensión se debe seleccionar y presionar el botón: Mark as Safe (Marcar como segura) o Mark as blocked (Marcar como bloqueada).

En el caso de que se tratara de extensiones no listadas que se quisieran añadir se utiliza el campo "Add an extension" para escribir las 3 letras de la extensión y entonces añadirla a la lista de se desee, la de seguras o la de bloqueadas.

A partir de ese momento Outlook ya hace caso de las extensiones de cada una de las listas actualizadas permitiendo o no que pasen ciertos adjuntos.

Visto en Genbeta.

.

Calendario de Outlook en el escritorio

Para un usuario de Outlook, una de sus muchas ventajas es la potencia de su calendario y más si dispone de sincronización del mismo con algún dispositivo móvil.

Para darle la importancia que merece ese calendario aparece Outlook on the Desktop que permite colocar una vista del calendario de outlook semitransparente en el escritorio de Windows.





Todas las citas, reuniones y tareas disponibles de forma permanente y actualizada en la posición, tamaño y nivel de transparencia que se desee, es decir como el calendario de pared en papel pero sincronizado con tu día a día.



La aplicación es gratuita, se descarga desde aquí, funciona en Windows XP o superior con Outlook 2000 SP3 o superior y necesita Microsoft .NET Framework 3.5

Si quieres pasar de un aburrido o solo bonito fondo de pantalla a uno útil y productivo puedes descargar e instalar este añadido para Outlook.

Visto en Digital inspiration

.

Humor: Asesor tecnológico de satán

Del finalizado blog Interneteo y Aparatuquis de Mauro Entrialgo y su Asesor tecnológico de satán rescatamos esta viñeta del 8 de Enero del 2007 que pone de manifiesto los peligros de "Reply to all" de Outlook.

Ahora podemos seguir a Mauro en el blog Plétora de piñatas del diario Público aunque no con la vertiente tecnológica.

Lo dicho...